Бухгалтерам фитнес-клубов тревожно: почему поправки к закону об онлайн-кассах насторожили рынок
Денис Тян, генеральный директор 1С:Фитнес клуб (система автоматизации для фитнес-клубов)
С 1 июля в закон об использовании онлайн-касс внесли несколько поправок, которые могут всерьез осложнить жизнь фитнес-клубам. Теперь за такую долгосрочную услугу, как годовое членство, нельзя взять разовую оплату — можно лишь оформить «аванс» от клиента. Чтобы превратить аванс в законную выручку, придется следить за каждым посещением клиента и отчитываться перед налоговой о конкретных фактах оказания услуги. Почему многие клубы считают, что такие поправки серьезно навредят их бизнесу? В проблеме разбирались специалисты из 1С:Фитнес клуб.
Так часто, как в последние два месяца, нашей техподдержке не приходилось общаться с бухгалтерами фитнес-клубов. Как только информации о внесенных поправках в закон об онлайн-кассах [1] стало больше, на нас обрушились десятки звонков с вопросом «как быть?». Паники было много, а конкретной информации — наоборот, крайне не хватало.
Мы автоматизируем до 95% бизнес-процессов в фитнес-клубах по всей стране, финансовый и бухгалтерский учет — одни из основных функций, которые нуждаются в автоматизации. Чтобы адаптировать систему к новым реалиям, мы побеседовали со многими фитнес-клубами, взяли комментарии у представителей рынка, экспертов в налоговом законодательстве. Вот в чем «сыр-бор».
Что за паника
До 1 июля 2019 года при продаже членства или пакетов тренировок пробивать чеки нужно было только в тот момент, когда от клиентов поступали деньги. С 1 июля применять контрольно-кассовую технику приходится либо в момент списания тренировок, либо — в случае членства — ежемесячно, на сумму, пропорциональную сроку.
Что это значит для фитнес-клубов
До этих изменений клуб, продавая годовую карту, выдавал один чек в момент продажи. Клиент пришел в клуб, купил годовой абонемент за 17 500 рублей, тут же получил чек о покупке на всю сумму. На этом все.
Теперь требования иные. Так как человек приобретает у клуба членство — услугу, оказываемую длительный период времени, — в момент оплаты должен быть оформлен чек не на покупку, а на аванс. Далее — в последний день каждого месяца и в день окончания срока действия членства — клубу нужно пробивать чеки с признаком «зачет аванса» на сумму, пропорциональную прошедшему сроку.
Александр Сорокин, заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России, в статье на тему внесенных поправок приводит пример: «Клиент оплатил абонемент в фитнес-центр. Фактом оказания услуги будет каждое посещение клиентом занятий. В этом случае чек на зачет пробивайте при каждом посещении фитнес-центра. Это следует из пункта 2 статьи 1.2 Закона 54-ФЗ [2].»
В этой же статье автор разбирает пример продажи безлимитного абонемента. Как оформлять чеки в этом случае?
«В последний день каждого месяца пробивайте чек на сумму признаваемой выручки. Чек формируйте на всю сумму, независимо от количества посещенных занятий.
Пример, как пробить чек на зачет аванса по безлимитному абонементу:
1 июля 2019 года клиент приобрел у ООО «Альфа» годовой безлимитный абонемент стоимостью 24 000 руб. без НДС. Бухгалтер на конец каждого месяца отражает доход в сумме 2000 руб. Бухгалтер ООО «Альфа» формировал чеки:
— 01.07.2019 — на аванс в сумме 24 000 руб.;
— 31.07.2019 и на конец каждого последующего месяца на зачет аванса в сумме 2000 руб».
Для пакетов тренировок правила аналогичные — с той лишь разницей, что зачет аванса нужно делать в день списания тренировки, либо в последний день срока действия пакета — если клиент не успел отходить все тренировки.
Пока все понятно. В чем подвох?
Пока есть две основных проблемы, о которых говорят специалисты.
Первое — самое сложное для клуба в этой ситуации понимать, сколько он должен списать с конкретного клиента в конкретный месяц. Почему? Потому что в клубах существуют заморозки, блокировки, платные и бесплатные услуги по продлению срока действия членства. Все эти действия влияют на сумму ежемесячного списания. За всем не уследишь.
К тому же есть разные системы оплаты. Многие клубы работают по депозитной системе.
Второе — у многих клубов возникают проблемы с оформлением договоров.
«Что сделано согласно этим новым поправкам? — комментирует Тимур Беставишвили, эксперт в области специализированного аудита фитнес клубов, президент группы компаний «Evolution-спортивный консалтинг». — Теперь, когда человек покупает карту на год, получается, что его деньги как бы подвисают в виде аванса, который он постепенно исчерпывает. Притом каждое зачерпывание он делает ложкой одного размера. И не может при новых правилах быть такого, что в январе он воспользовался огромной ложкой, а в июле — чайной. Большое число фитнес-клубов это ставит в трудное положение. Почему? Потому что при продаже годовых абонементов в договорах, которые они заключают, прописано условие — при преждевременном прекращении членства 30% стоимости абонемента удерживается.
Это все равно что вы бы купили абонемент в столовую на год, а после первого дня посещения решили перестать там питаться. Говорите — верните мне деньги за 364 несъеденных обеда. Вам отвечают — извините, но, согласно договору, который мы с вами заключили, стоимость обеда, который вы съели вчера, равна стоимости обедов за 3,5 месяца. Это же абсурд?»
Поэтому, считает Беставишвили, поправки всерьез озадачат особенно те клубы, где договоры составляются подобным образом. Их формулировки придется пересмотреть и исключить возможность «удержания» за возврат абонемента.
Третье — формирование бухгалтерской отчетности. Клубам, работающим без автоматических учетных систем, придется непросто. Считать каждое посещение клиента, формировать чеки, отправлять их в ФНС и клиенту — в работе появляется огромный пласт рутинных задач, для которых потребуются отдельные руки и много времени. Если программа клуба умеет учитывать оказанные услуги корректно, то проблема с временными затратами снимается. Современные системы могут сформировать чек по нужным параметрам и автоматически отправить его в ФНС и на почту клиенту.
Олег Матросов, руководитель проектов сети фитнес-клубов Атлетик Джим, соглашается с остальными экспертами: «Конечно же эти правила усложняют работу. Это целый отдельный бизнес-процесс, который будет возложен на бухгалтера, а в клубах, где штатного бухгалтера нет, эта задача ляжет на плечи управляющего. Вместо того, чтобы следить за продажами и уровнем сервиса, он будет тратить время на выполнение требований государства».
Какие неприятные ситуации могут произойти?
Конфликтные ситуации в случае возврата абонемента
Если идти по простому пути — делить сумму годовой карты на 12 месяцев и оформлять чеки на одну и ту же сумму каждый месяц, — с возвратом возможны сложности.
Например: клиент пришел за возвратом, проходив в клуб 3 месяца. При этом в один из месяцев у него была заморозка. Получается, что в этот месяц он потратил меньше денег. Но клуб, используя простую схему, уже отчитался перед ФНС — «списали за месяц». Сумма возврата теперь не будет «биться» со стоимостью оказанных этому клиенту услуг. Придется продумывать много дополнительных операций в качестве «костылей», чтобы устранить несовпадение. Или же просто достать денег «из кармана» — и возместить разницу клиенту в убыток бизнесу.
Формирование недостоверной отчетности
Эти ошибки неизбежны в работе больших клубов, считает Александр Вишняк, руководитель фитнес-клубов «GYMPRO Реутов» и «POWERHOUSE GYM Reutov». Прежде всего — из-за большого количества операций и разнообразия форм расчета клиента с клубом.
«В фитнес-клубе с большой площадью количество членов обычно составляет более 4000 человек. Они пополняют свои лицевые счета (депозит) и в дальнейшем списывают денежные средства с депозита не только на приобретение абонемента (3, 6 и 12 месяцев), но и на дополнительные услуги – персональные тренировки, солярий, групповые программы и т.д.
Например:
05.07.2019 г. Иванов И.И. пополнил свой лицевой счет на сумму 35 000 рублей.
05.07.2019 г. нужно пробить чек на сумму 35 000.00 вид предоплаты АВАНС
11.08.2019 был активирован абонемент на 12 месяцев стоимостью 18 000 рублей.
С 10.09.2019 г. ежемесячно в течение 12 месяцев (18 000 руб. / 12 месяцев) клубом должен быть пробит чек на сумму 1 500 рублей ЗАЧЕТ АВАНСА.
15.08.2019 г. был активирован блок на 12 персональных тренировок стоимостью 12 000 рублей.
С 15.08.2019 г., в день посещения персональной тренировки клиентом, клуб должен пробивать чек на сумму 1 000 рублей ЗАЧЕТ АВАНСА.
Это на примере одного человека, а их более 4000!
Ошибки неизбежны»
Уязвимость перед проверками
«Из-за того, что нет ясности в законе, а также есть сложность исполнения закона, может увеличится количество проверок и, естественно, штрафов» — считает эксперт в сфере налогового законодательства и управляющий партнер консалтинговой компании TOPLINE Наталья Ненашева.
В случаях нарушения срока предоставления в ФНС информации и документов или отказ от их предоставления применяются штрафы:
- для должностных лиц до 3 000 рублей;
- для юридических лиц до 10 000 рублей.
Дополнительные траты
Олег Матросов говорит, что есть неочевидные издержки в связи с новыми поправками: «Нужно понимать, что в фискальном накопителе есть лимит не только по времени (на 36 месяцев), но и по количеству пробитых чеков. Это нигде не афишируется, но сотрудники компаний по обслуживанию касс открыто говорят, что если ваш фискальный накопитель на 36 месяцев, но бьется очень много чеков в день, то он может закончиться раньше.То есть покупать фискальный накопитель и регистрировать его в ФНС придется чаще».
Что делать?
«По нашему мнению, чтобы привести работу фитнес-клубов в соответствие с новым законодательством прежде всего нужна хорошая автоматизация данных процессов, а также изменения в законодательстве и разъяснения именно для данной индустрии» — высказывается Наталья Ненашева.
При этом не у всех систем учета на рынке есть нужные алгоритмы, для формирования подобной отчетности. Убедитесь, что программа, которую вы используете в своем фитнес-клубе умеет:
- принимать доход методом начисления по членствам ежедневно на сумму пропорционально сроку, по пакетам услуг в момент оказания услуги или в момент окончания срока действия пакета;
- в моменты принятия дохода автоматически формировать чеки на зачет аванса и отправлять их на почту клиенту.
Еще один вариант поведения, который предлагает Наталья Ненашева — «Рассматривать эту ситуацию можно так, будто продавец реализует не услуги, а право ими воспользоваться. Тогда кассовый чек на отгрузку можно сформировать сразу после вручения абонемента владельцу. То есть мы годовой абонемент продаем сразу как право пользоваться данными услугами в течение года, а не как аванс».
Последние изменения в порядке применения ККТ с лета 2019 года
Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ (ред. от 26.07.2019) «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации»
Система автоматизации 1С:Фитнес клуб полностью удовлетворяет требования нового закона. Если используете другое решение, пора задуматься о переходе на 1С:Фитнес клуб во избежание проблем с налоговой службой. Оставьте заявку, и наши менеджеры свяжутся с вами для бесплатной консультации!
