Может ли тренер фитнес-клуба быть самозанятым: плюсы и минусы работы с сотрудником на НПД, правила оформления

1. Кто такие самозанятые
2. Может ли тренер быть самозанятым
3. Как проверить статус самозанятого
4. Выгодно ли нанимать самозанятых тренеров
5. Как оформить договор с самозанятым
6. Как правильно работать с самозанятыми
7. Возможные риски сотрудничества
8. Практические советы для самозанятых
9. Часто задаваемые вопросы 

Сегодня фитнес-клубы в России всё чаще стремятся оптимизировать расходы на ФОТ, которые «съедают» часть выручки. Одним из решений является переход на модель взаимодействия с инструкторами как плательщиками налога на профессиональный доход (НПД). Однако в условиях усиления контроля со стороны ФНС за подменой трудовых отношений гражданско-правовыми руководителям важно понимать тонкую грань между законным аутсорсингом и действиями, влекущими за собой штрафы и доначисления налогов. Рассказываем, как фитнес-клубу сотрудничать с самозанятыми тренерами.

Кто такие самозанятые

Самозанятость — специальный налоговый режим, действующий в рамках эксперимента, согласно закону № 422-ФЗ. Данный статус позволяет физическим лицам и индивидуальным предпринимателям оказывать услуги клиентам или компаниям напрямую, уплачивая налог по льготным ставкам (4% при работе с физлицами 6% при работе с юрлицами). Cамозанятым не нужно вести сложную бухгалтерию или подавать декларации — достаточно формировать чеки в приложении «Мой налог».

За последние годы география эксперимента расширилась на всю территорию РФ, а лимит годового дохода зафиксировался на отметке 2,4 млн рублей. Важным уточнением со стороны регуляторов стало ужесточение контроля за бывшими работодателями: закон запрещает фитнес-клубу заключать договоры с самозанятыми, если они являлись его штатными сотрудниками менее двух лет назад. Это ограничение направлено на предотвращение массовых увольнений ради экономии на страховых взносах.

Может ли тренер быть самозанятым

Профессия персонального инструктора групповых программ идеально вписывается в концепцию НПД. Законодательство не содержит прямых запретов на оказание физкультурно-оздоровительных услуг в этом статусе. Главное условие — отсутствие работодателя, который организует трудовой процесс, предоставляет соцгарантии и требует соблюдать жесткий график. В такой схеме тренер выступает как независимый исполнитель, продающий свои навыки и время.

Несмотря на лояльность режима, существует ряд «красных флагов»:

• нельзя перепродавать товары (например, спортивное питание сторонних брендов).
• нельзя нанимать помощников по трудовым договорам.
• нельзя выполнять работу, которая требует лицензирования или специфического статуса.

Как проверить статус самозанятого

Перед началом сотрудничества клуб обязан убедиться в легитимности статуса контрагента. Основным документом является справка о постановке на учет физлица в качестве налогоплательщика НПД. Однако доверять только бумаге или PDF-файлу рискованно. Ответственный должен осуществлять проверку непосредственно перед каждой выплатой вознаграждения. Потеря статуса исполнителем автоматически превращает выплату в доход физлица, облагаемый 13% НДФЛ и страховыми взносами.

Вот пошаговая инструкция для проверки:

• запросите актуальную справку о постановке на учет в качестве плательщика НПД;
• проверьте наличие действующего статуса самозанятого на сайте ФНС;
• сохраните скриншот или протокол проверки для налогового досье.

Выгодно ли нанимать самозанятых тренеров

Преимущества

Минимальные налоговые отчисления

При работе с самозанятыми клуб полностью освобождается от уплаты страховых взносов. Это позволяет либо предложить инструктору более высокую ставку, либо направить сэкономленные средства на развитие бизнеса.

Дополнительная мотивация сотрудников

Самозанятость стимулирует предпринимательский дух. Инструктор понимает, что его доход напрямую зависит от количества проведенных тренировок и удержанных клиентов, что коррелирует с KPI клуба или студии.

Экономия административных ресурсов

Отсутствие кадрового делопроизводства (приказы, отпуска, больничные) существенно разгружает HR-отдел. А использование 1С:Фитнес клуб для создания отчетов позволяет еще больше сократить количество ручной работы. 

Недостатки

Падение выручки

Риск сотрудничества с самозанятым заключается в том, что «звездный» тренер может начать уводить клиентов из клуба в «серую» зону, предлагая им более низкую цену за персональные занятия вне стен заведения.

Отсутствие корпоративной этики

Исполнитель на ГПХ сложнее поддается управленческому воздействию. Клуб не может требовать от такого инструктора соблюдения внутреннего трудового распорядка в той же мере, что и от штатного сотрудника.

Как оформить договор с самозанятым

Договор не должен содержать слов «должность», «заработная плата», «график работы» или «отпуск». Вместо этого используйте термины: «задание», «акт оказанных услуг», «вознаграждение». Обязательно пропишите обязанность тренера уведомлять клуб о потере статуса самозанятого в течение 24 часов.

Рекомендуется использовать формат договора на оказание возмездных услуг. Особое внимание уделите предмету договора: это должно быть не «дежурство в зале», а «проведение персональных тренировок, согласно заявкам клиентов». В противном случае проверяющие органы могут выписать штраф.

Например, по итогам проверки одному из клубов доначислили более 1 млн рублей налогов из-за того, что самозанятые тренера работали по штатному расписанию и не просто оказывали услуги, а выполняли трудовую функцию — проведение тренировок. Никакой конкретики (типы занятий, количество смен) в договоре прописано не было.

Как правильно работать с самозанятыми

Оплата услуг

Расчеты с самозанятым должны производиться по факту выполнения конкретного объема работ. Это может быть как разовая оплата за каждое занятие, так и суммарная выплата за период (например, за неделю) на основании реестра оказанных услуг.

Получение чека

Это критически важный этап. Без чека из приложения «Мой налог» клуб не имеет права учитывать выплату в расходах. Чек должен быть передан в момент оплаты (при наличном расчете) или не позднее 9-го числа следующего месяца (при безналичном расчете).

Методы оплаты 

Безналичная оплата на личную карту — самый распространенный способ расчета с самозанятым сотрудником. Чтобы корректно отразить платеж в документах для налоговой, в назначении необходимо указать: «Оплата по договору №… за услуги тренера, без НДС».

Возможные риски сотрудничества

Главная угроза — переквалификация отношений в трудовые. Согласно данным судебной практики, ФНС обращает внимание на:

• систематические выплаты в одни и те же даты;
• обеспечение тренера оборудованием и формой с логотипом клуба на безвозмездной основе;
• подчинение тренера правилам внутреннего распорядка.

Чтобы обезопасить бизнес, необходимо:

• заключать договоры только с теми, кто действительно имеет статус самозанятого;
• использовать автоматизированные системы учета по типу 1С:Фитнес клуб для документирования факта оказания услуг;
• регулярно проводить аудит формулировок в закрывающих актах.

Практические советы для самозанятых 

Тренеру выгодно работать с несколькими площадками одновременно. Это не только диверсифицирует доходы, но и служит дополнительным аргументом в пользу независимости его статуса. Также стоит активно пользоваться налоговыми вычетами — при регистрации каждому самозанятому предоставляется бонус в размере 10 000 рублей.

Самозанятость — первый шаг к запуску собственного бизнеса. Помимо тренировок, инструктор может вести онлайн-блог, организовывать обучающие курсы и проводить марафоны, при условии, что за каждую подобную услугу будет выдан чек. Это даст возможность масштабироваться без страха перед налоговой.

Часто задаваемые вопросы

Может ли самозанятый тренер проводить групповые занятия по расписанию клуба?

Да, это допустимо, однако важно правильно сформулировать предмет договора. Вместо фразы «работа согласно расписанию клуба», в соглашении следует указать «оказание услуг по проведению групповых тренировок в соответствии с утвержденным перечнем заявок». Чтобы избежать признаков трудовых отношений, желательно, чтобы оплата была привязана к количеству фактически проведенных занятий или числу пришедших клиентов, а не к фиксированному окладу.

Обязан ли самозанятый инструктор соблюдать внутренний трудовой распорядок и носить форму клуба?

С точки зрения закона, самозанятый — это самостоятельный контрагент, а не подчиненный, поэтому требовать от него строгого соблюдения ПВР (например, прихода за 15 минут до открытия или участия в общих собраниях) рискованно. Что касается формы, то безопаснее закрепить в договоре условие о «соблюдении дресс-кода, соответствующего имиджу заказчика», или предоставить форму как маркетинговый материал для оказания услуг. 

Нужно ли каждый месяц заключать новый договор с самозанятым?

Законодательство не запрещает долгосрочные договоры с самозанятыми, однако безопаснее заключать краткосрочные контракты с возможностью пролонгации. Главное — чтобы к такому договору ежемесячно подписывались акты или фиксировались конкретные задания. Если налоговая увидит, что тренер годами выполняет одну и ту же функцию за фиксированную сумму, это станет поводом для детальной проверки. 

Что делать, если тренер превысил лимит дохода в 2,4 млн рублей?

Как только доход самозанятого с начала календарного года превышает отметку 2 400 000 рублей, он автоматически теряет право на применение НПД. С этого момента клуб обязан начать удерживать 13% НДФЛ и начислять страховые взносы на все последующие выплаты. Чтобы избежать финансовых потерь, рекомендуется включить в договор пункт о незамедлительном информировании заказчика о превышении лимита.

Переход на работу с самозанятыми тренерами — мощный инструмент для оптимизации бизнеса. Чтобы автоматизировать взаимодействие с такими сотрудниками, можно использовать программное обеспечение 1С:Фитнес клуб. Функционал системы позволяет вести учет проведенных тренировок, фиксировать факт приема платежей от клиентов и многое другое. Это обеспечивает прозрачность, которую так ценят налоговые органы, и порядок, необходимый самому предпринимателю.