Пора ли автоматизировать ваш фитнес-клуб: семь признаков, которые нужно проверить
Автор — Руслан Микитюк, директор по развитию системы автоматизации 1С:Фитнес клуб.
Фитнес-клубы без персонала, тренеры-роботы, индивидуальные программы тренировок по данным браслета-трекера — будущее в фитнес-отрасли уже наступило. Но прежде чем судорожно гнаться за трендами, подумайте, действительно ли ваш клуб нужно автоматизировать? Точно пора, если:
1. В вашем клубе больше 100 клиентов
Если вы маленькая студия и список всех клиентов стройно смотрится в таблице Excel, так что колесико не нужно прокручивать больше двух раз, автоматизация — лишняя трата времени и денег. А вот когда клиентов в клубе за сотню, список больших и мелких задач, срочных вопросов не умещается ни на каких стикерах и теряется в групповых чатах. Записать информацию о каждом клиенте, вовремя отследить дату его рождения, поздравить, сделать предложение по продлению абонемента — что-то, да упускается из виду. Когда в клиентской базе уже несколько сот человек, эти упущения создают брешь в доходах. На деле привлечение одного нового посетителя фитнес-клубам стоит как удержание пяти уже существующих. Недооценивать поддержание коммуникаций с клиентами опрометчиво.
Программа может исключить человеческий фактор и взять на себя рутинные обязательства. Внедрив хотя бы CRM-систему, вы уже избавите своих менеджеров от хлопот с ведением клиентской базы. Комплексные решения для велнес и фитнес-бизнеса способны облегчить жизнь уже всему персоналу и сделать процесс автоматизации всеохватывающим.
В сети клубов Athletic-GYM 10 клубов, работающих в Тюмени и в Твери, и около 20 000 лклиентов. Все они учтены в одной базе. Система автоматически напоминает менеджеру конкретного клуба о звонке с предложением продления клубной карты, если клиент не сделал это сам, о поздравлении с днем рождения и другие настраиваемые задачи.
2. На ресепшн в одну смену работает больше одного администратора
У вас много групповых программ, а значит много звонков для записи на них. А еще уточнения, вопросы по продлению и покупке карты, знакомство с клубом первых посетителей — зона ресепшн кажется ключевой в клубе. Вы постоянно заботитесь о том, чтобы в кадровом резерве было не меньше двух человек в смену, потому что один точно не справится. Это — большое заблуждение. Сотрудники зоны ресепшн постепенно превращаются в архаичные элементы. Практически все их функции легко делегируются программе.
В 2017 году в Москве запустилась сеть фитнес-клубов Raketa: дешевые, технологичные и большие, каждый вместимостью 600 человек, где по вечерам играет диджей. Их инновационность в удешевлении абонемента за счет автоматизации и небольшого штата. Индивидуальный электронный браслет является пропуском в фитнес-клуб, открывает шкафчик в раздевалке и еще служит платежным инструментом.
Кроссфит-студия GEROY из Уфы работает по системе групповых занятий в небольших группах, посетителей без тренеров здесь нет, клиенты записываются заранее. Поэтому нагрузка по звонкам на ресепшн всегда была огромной. Но и здесь легко решились на упрощение этой зоны в клубе. Записаться на тренировки можно прямо со смартфона в приложении Моbifitness, оно работает в связке с системой 1С:Фитнес клуб. Там же покупается и пролонгируется карта. Это устраняет необходимость звонков и личного общения, а значит и персонала. Тренер в своем приложении увидит всех, кто собирается прийти, и отметит тех, кто посетил занятие на самом деле. В итоге складывается статистика посещаемости.
Чтобы обслужить один ресепшн такой студии как GEROY, нужно минимум три администратора. Как правило, это девушки-студентки, которые могут меняться каждый месяц. Фонд оплаты труда на троих получается внушительный, плюс издержки на обучение каждый раз меняющегося персонала. Это неэффективно.
3. Вы тратите больше 2 рублей на SMS-cообщение для одного клиента
Ваш основной метод коммуникации с клиентом — SMS-рассылки и письма на email, качество прочтения которых практически нельзя отследить. Эта статья расходов может быть исключена. Свои сообщения клуб может отправлять через push-уведомления, которые приходят клиенту в мобильном приложении. Такая коммуникация будет продуктивнее. Если у человека на смартфоне стоит ваше приложение, он априори заинтересован в информации от фитнес-клуба и активно использует его. Это упрощает вам жизнь по сбору статистики, учету клубных карт и посещения занятий.
В сети фитнес-клубов Athletic-GYM (г. Тверь, г.Тюмень) большинство контактов с клиентами сведено к использованию мобильного приложения Mobifitness и личного кабинета на сайте. Различного рода оповещения отправляются при помощи puch-уведомлений. Через личный кабинет клиент может наблюдать в режиме реального времени загруженность клуба. Сколько оборотов сделал турникет, сколько человек зашло, сколько вышло — все система считает. Человек может находиться дома, зайти на страничку мобильного приложения и выбрать, в какой клуб ему хочется идти, где больше, где меньше людей. Там же можно отследить всю информацию по карте: сколько дней заморозки осталось, когда истекает срок действия, можно продлить карту прямо со смартфона.
4. Вы не уверены на 100%, что все денежные потоки под вашим контролем
Когда в алгоритме продаж есть много возможностей для наживы, сложно говорить о прозрачности бизнеса. Продажа карты задним числом, включение в списки клиента из другого филиала — лазейки для таких моментов создают сотрудникам лишний соблазн, а бюджету бреши непонятного происхождения . Это тот случай, когда машина может сделать отношения честнее и расставить точки над «i».
В Athletic-GYM провели эксперимент, назвав его «Окна возможностей». Руководители проекта автоматизации провели за рабочим местом менеджера несколько часов и придумывали различные возможности смухлевать на процессе продаж. В итоге набрали список из 20! Сейчас эти проблемы устранены с помощью 1С:Фитнес клуб. Система настраивается как конструктор, позволяет унифицировать права доступа для всех городов, исключить возможности корректировки цен при продажах, разработать единые регламенты контроля.
5. Раздаете зарплаты, не зная эффективности сотрудников
Единственный критерий начисления вознаграждения для команды — присутствие на рабочем месте. А что было сделано во время этого присутствия? На что вы идете, чтобы это выяснить? Расспрашиваете клиентов или подчиненных о работе коллег, устанавливаете камеры видеонаблюдения?
Это значит, момент для ИТ-реформы настал. Отображение эффективности действий каждого сотрудника в графиках скажет вам больше, чем камеры на рабочих местах и прочие способы закручивания гаек. Явления из разряда «повесил на другого», «улыбнулся вышестоящему», «отсиделся» отсекаются. Есть человек и есть результат в конкретных цифрах.
К одному тренеру можно отправить на пробное занятие сто клиентов, и у него купит абонемент десять человек. Статистика положительная. Но в системе можно посмотреть, что к другому тренеру всего пришло десять человек и все совершили покупку. В уфимской кроссфит-студии GEROY отмечают, что благодаря такой аналитике удалось сделать эффективность каждого сотрудника прозрачной и выстроить справедливую систему оплаты труда.
С помощью 1С:Фитнес клуб к тому же можно отслеживать удовлетворенность клиентов работой тренеров. Оценить качество тренировки каждый посетитель может в мобильном приложении или, перейдя по ссылке в отправленном ему SMS-сообщении.
6. Составление месячных отчетов по посещаемости, доходам и расходам занимает больше 30 минут
Сколько нужно времени вашему отделу продаж и бухгалтерии, чтобы “сверить часы”? Обменяться документами, подсчитать прибыль? А сколько нужно времени вам, чтобы вникнуть в их отчетные таблицы? Возможно вы давно перестали их подробно анализировать из-за сложности процесса. Это тоже сигнал.
Делайте отчетность не ежемесячной, а доступной в любое время: когда весь процесс, начиная от первого контакта с клиентом и заканчивая количеством продукции на складе фитнес-бара учитывается в одной системе, это позволяет руководителю смотреть на свою компанию сверху вниз, как на шахматную доску и видеть возможности для роста бизнеса.
В Athletic-GYM отмечают, что это особенно ценно для управления сетью фитнес-клубов. Они пользуются облачной версией, поэтому имеют доступ к базе данных 24 часа в сутки, 7 дней в неделю. Зайти в базу и сделать аналитику можно с любого компьютера через любой браузер.
Для не очень большой по площади студии GEROY полезными оказались такие показатели, как загрузка зон клуба. Становится ясно, какие мощности простаивают, как оптимально сместить групповое занятие в расписании, чтобы ёмкость клуба была максимальной.
7. Больше трех ваших идей о внедрении в работу полезных сервисов так и не реализовались
Предложений по совершенствованию бизнеса очень много. Каждый день тут и там появляются релизы о новом сервисе, ИТ-стартапе с оригинальной идеей для фитнес-бизнеса в том числе. И вы уже цеплялись за многое: система контроля доступа, электронный терминал на входе, продажа абонемента онлайн. Но такие идеи чаще всего разбиваются об отсутствие возможности интеграции. И даже если вы давно внедрили CRM-систему, это не открывает путь в светлое будущее. Переводя свои бизнес-процессы на ИТ-рельсы, нужно заранее думать о том, как и с чем в будущем система способна интегрироваться. Иначе автоматизация сможет завести в тупик.
В сети фитнес-клубов Athletic-GYM столкнулись с такой проблемой, что поставщик CRM-системы отказался интегрироваться с дополнительными сервисами. Но компании необходимо было понимать, собирать статистику, какие клиенты, на какие занятия ходят. Человек заходил в клуб, можно было зафиксировать его визит, но отследить, пошел он на групповое или в тренажерный зал, было невозможно. Возникла потребность в мобильном приложении, чтобы уже в нем человек записывался на тренировку, и эта информация автоматически попадала в систему. Сейчас в клубах Athletic-GYM установлена биометрическая система контроля доступа и работает мобильное приложение. Все интегрировано в облачной системе.
У каждой компании свой набор потребностей для интеграции. Когда основные внутренние процессы отлажены, предприниматель имеет возможность для творчества. Отслеживать, подмечать новые предложения и без временных издержек внедрять их
Результаты проверки по чек-листу
Если больше, чем два пункта из этого чек-листа отмечены, вам нужно переходить к действиям. Если уверенности в этом нет, попробуйте посчитать, сколько издержек ваша компания несет из-за этих недоработок. Я уверен, цифра вас не обрадует.
фитнес-услуг России за 2024 год
