Миссия выполнима: как переход с Excel на CRM ускоряет развитие фитнес-клуба
Уровень конкуренции в фитнес-индустрии растет с каждым годом. Это ставит перед клубами новые вызовы, вынуждая приспосабливаться к требованиям рынка. Однако многие предприниматели не понимают важность перемен и не хотят пересматривать стратегию управления бизнесом. В частности, переходить с Excel на CRM. Их аргументация проста: «Зачем менять то, что и так работает хорошо?». Объясняем, как использование Excel мешает фитнес-клубу развиваться и в чем заключаются основные преимущества CRM.
Обзор Excel
Excel — программа из пакета Microsoft Office. С ее помощью можно создавать таблицы, строить графики и диаграммы, а также выполнять несложные вычисления. Небольшие клубы и студии, как правило, начинают свою работу именно в Excel. У этого инструмента есть свои недостатки и преимущества.
Недостатки Excel
1. Неструктурированная информация
В Excel сложно вести расписание тренировок и учет действующих абонементов. Программа не позволяет организовать онлайн-запись на занятия или проводить автоматические списания визитов. Необходимость обновлять эти сведения вручную затрудняет систематизацию данных.
2. Низкая степень защиты данных
При хранении информации в Excel возникает опасность утечек и взломов. Функционал системы не предусматривает никаких механизмов защиты — доступ к таблице может получить любой пользователь, у которого есть ссылка. Отследить, кто и когда внес изменения в файл, будет невозможно.
3. Отсутствие маркетинговых инструментов
С помощью Excel нельзя запустить рассылку по клиентской базе или проинформировать о снижении цен. Кроме того, программа не позволяет собирать заявки из социальных сетей и взаимодействовать с клиентами в мессенджерах. Все это снижает качество коммуникации, а также мешает увеличить лидогенерацию.
4. Ограниченная аналитика
Функционал Excel не предполагает глубокого анализа данных. Динамика посещаемости, статистика продажи членств, количество персональных и групповых тренировок — вся эта информация доступна только в CRM. В Excel также нельзя отслеживать платежи и транзакции, чем могут воспользоваться недобросовестные сотрудники, чтобы скрыть факт оплаты занятий.
5. Отсутствие специализации
Excel — программа широкого профиля, которая не учитывает специфику фитнес-индустрии. С помощью электронных таблиц нельзя автоматизировать процесс оплаты абонементов или записи на тренировки. Это заставляет сотрудников тратить больше времени на рутинные задачи и ограничивает развитие бизнеса.
Преимущества Excel
Несмотря на перечисленные проблемы, у Excel есть свои преимущества. Во-первых, это бесплатный инструмент, внедрение которого не требует никаких затрат. Во-вторых, разобраться с функционалом программы сможет даже начинающий пользователь. В-третьих, Excel обладает определенными аналитическими возможностями — с помощью формул можно строить графики и составлять отчеты.
Резюме
Недостатки Excel обнаруживаются по мере роста клиентской базы. Чем больше данных вносится в систему, тем выше риск, что персонал допустит ошибку. Например, случайно спишет занятие у другого клиента. Или нечаянно сотрет важные сведения. Excel можно использовать, чтобы вести учет товаров и выполнять простые операции вроде подсчета выручки. Но для роста фитнес-клубу нужен инструмент с более широким функционалом.
Обзор CRM
CRM — система управления взаимоотношениями с клиентами. Она обладает теми же возможностями, что и Excel, но при этом имеет ряд дополнительных функций. Это позволяет полностью нивелировать недостатки Excel.
Преимущества CRM
1. Централизованная база данных
В CRM можно хранить не только персональные сведения о клиентах, но и статистику посещений, а также информацию о членствах. Все данные обновляются автоматически, что экономит время и упрощает выполнение рутинных задач. Кроме того, с помощью программы удобно отслеживать расписание занятий и график работы тренеров.
2. Глубокая аналитика
Благодаря CRM, можно собирать и анализировать данные об активности посетителей клуба. Это включает в себя определение наиболее популярных видов тренировок, оценку заполняемости залов и многое другое. Система также позволяет отслеживать финансовые показатели, например доход с одного клиента или величину прибыли.
3. Механизмы защиты
Внедрение CRM помогает обезопасить персональные сведения о клиентах и другую важную информацию. Функционал системы предусматривает сразу несколько механизмов защиты: шифрование данных, резервное копирование, двухфакторная аутентификация. Кроме того, внедрение ПО дает возможность разграничивать права доступа для сотрудников и просматривать историю изменений при работе с программой.
4. Маркетинговые инструменты
При помощи CRM можно автоматизировать составление и отправку триггерных рассылок. Сообщение может быть любым: поздравление с днем рождения, напоминание о тренировке или необходимости продлить абонемент и т. д. Программа также позволяет собирать в одном окне заявки из различных источников, включая сайт, соцсети, онлайн-карты и мессенджеры.
5. Автоматизация рабочих процессов
Благодаря наличию личного кабинета и мобильного приложения, клиенты смогут записаться на занятия онлайн, без необходимости звонить на ресепшен. Кроме того, система дает возможность отслеживать сроки действия абонементов и остатки оплаченных тренировок. Все это сокращает количество административных задач, ускоряя развитие бизнеса.
Резюме
С помощью CRM можно не только хранить данные о клиентах, но и анализировать полученную информацию. Системная аналитика дает более детальное представление о работе фитнес-клуба, чем отчеты Excel, и повышает эффективность маркетинговых мероприятий. Кроме того, CRM помогает обезопасить важные сведения и снизить риск утечки или взлома.
При этом важно понимать, что CRM — не просто технологическое решение, а комплексная стратегия. Ее внедрение требует наличия времени и ресурсов. Чтобы получить доступ к программе, придется заплатить определенную сумму, а также организовать обучение персонала. Однако в долгосрочной перспективе эти вложения способны принести большую прибыль, чем использование Excel.
Продемонстрируем это на реальном примере. Вот кейс спорткомплекса Кварц, который внедрил программу автоматизации 1С:Фитнес клуб.
Кейс внедрения CRM
ФОК «Кварц» использует 1С:Фитнес клуб в течение 10 лет. Ранее вся работа велась в Excel-таблицах. Автоматизация позволила решить сразу несколько задач.
Уже в первый год внедрения CRM руководству спорткомплекса удалось разгрузить кассиров. Время, которое тратилось на проведение операций, сократилось на 28%. Таким образом, программа не только помогла повысить эффективность персонала, но и снизила административные расходы.
Интеграция CRM и IP-телефонии также позволила систематизировать данные о звонках. Благодаря этому, руководство получило возможность прослушивать записи разговоров с клиентами и анализировать эффективность работы администраторов. Все это улучшило качество обслуживания и увеличило число записей.
Кроме того, использование мобильного приложения помогло наладить коммуникацию с отдельной целевой группой — родителями. С помощью приложения они смогли отслеживать, когда ребенок пришел на тренировку, сколько времени он занимался и в котором часу покинул комплекс. Такая система контроля повысила доверие родителей и сделала их более лояльными.
Наконец, внедрение CRM позволило настроить триггерные рассылки. Благодаря этому, спорткомплекс смог упростить взаимодействие с клиентами. Поздравления с днем рождения, уведомления об изменениях в расписании, напоминания о предстоящих визитах — вот далеко не полный список триггеров, которые использовал «Кварц».
Итоги работы в CRM
- Снижение нагрузки на кассиров на 30% за счет онлайн-платежей.
- Оптимизация штата на 50% и сокращение числа кассиров и администраторов.
- Увеличение притока клиентов на 30%.
Сравнительная таблица Excel и CRM
| Функционал | Excel | CRM |
| Централизованная база данных | Отдельные файлы и таблицы | Единая платформа для всех данных |
| Триггерные рассылки | Не поддерживаются | Возможность создания и отправки персонализированных сообщений |
| Интеграция систем контроля и управления доступом | Не поддерживается | Возможность интеграции с различными системами контроля доступа |
| История переписки с клиентами | Не сохраняется | Хранение и отслеживание всей истории взаимодействия с клиентами |
| Автоматизированные уведомления | Ограниченные возможности | Возможность отправки уведомлений об изменениях в расписании, акциях и индивидуальных спецпредложениях |
| Аналитика и отчетность | Ограниченные возможности | Мощные инструменты для анализа данных и создания подробных отчетов |
| Масштабируемость | Ограничена | Возможность масштабировать систему с ростом бизнеса |
| Мобильное приложение | Не поддерживается | Встроенное мобильное приложение |
Excel — полезный инструмент, но его возможности сильно ограничены. Он подходит для хранения данных и выгрузки отчетов. Полноценная автоматизация рабочих процессов требует внедрения CRM. С помощью специализированного ПО можно построить более гибкие отношения с клиентами и увеличить прибыль. Чтобы подключить 1C:Фитнес клуб, оставьте заявку. Наши менеджеры свяжутся с вами для бесплатной консультации!
